En el mundo, la elaboración de presupuestos ha venido siendo una de las principales actividades de planeación y herramienta de gestión del sector empresarial y de las organizaciones en general.
Sin embargo, muchas veces es trabajado como un ejercicio repetitivo, basado en la historia o en negociaciones tensas y poco creativas e innovadoras y, como consecuencia, no termina generando suficiente valor.
Hace cinco décadas, se desarrolló una metodología, hoy muy utilizada por muchas organizaciones a nivel mundial, llamada Presupuesto Base Cero, o Zero Based Budgeting (ZBB), que en lugar de partir del presupuesto de gastos y/o gastos reales del año anterior y aplicar un simple porcentaje de variación, se construye desde los cimientos, tomándose en cuenta qué es lo que vamos a hacer, en qué medida (nivel de actividad) y cuánto va a costar.
En RTM, hemos desarrollado una herramienta de presupuestos que partiendo de la filosofía del ZBB, lo lleva a un siguiente nivel. Así nace ZBB+, como la combinación de dos de nuestras metodologías: Excelencia Operacional y Gestión de Categorías.
¿Qué es ZBB+?
Es una herramienta moderna de Presupuestación, pero a su vez, de revisión creativa de oportunidades para aumentar no solo la eficiencia del gasto (cuánto cuesta) sino también su efectividad (qué produce, cuánto rinde).
Con la Excelencia Operacional atacamos una de las fuentes principales de costos y gastos (pero también de riqueza), que son las personas. Respondemos a la pregunta de cuál debe ser nuestro correcto dimensionamiento y cómo deben ser utilizados los recursos, para que sean lo más productivos posibles.
Con la Gestión de Categorías atacamos todas las demás fuentes de costos y gastos de la empresa que pueden ser gestionados. Recuerde que, en general, una empresa compra o contrata normalmente entre un 60% y 80% de sus gastos operativos.
COMBINACIÓN DE EXCELENCIA OPERACIONAL Y GESTIÓN DE CATEGORÍAS PARA OBTENER ZBB+
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¿En qué consiste la Excelencia Operacional?
Es una metodología enfocada en mejorar la productividad de las personas que trabajan dentro de una organización, a través de un análisis exhaustivo de las operaciones bajo 5 lentes de trabajo: organización, procesos, sistemas, data y personas; con el objetivo de generar mayor productividad en recursos humanos y mejorar los niveles de servicio de la compañía.
A continuación, algunos de los impactos generados en nuestros clientes:
EJEMPLOS DE RESULTADOS CONSEGUIDOS CON CLIENTES
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Normalmente, se consigue un aumento de productividad del equipo entre 10 – 20%.
Para obtener más información sobre la metodología, visitar https://rtm.com.pe/operaciones/
En qué consiste la Gestión de Categorías?
La metodología consiste en analizar, diseñar e implementar estrategias que permitan disminuir el costo total de compra o contratación, generando ahorros tangibles y mayor resiliencia en la cadena ante eventos inesperados.
ALGUNAS HIPÓTESIS PARA ANALIZAR EN LA CADENA DE VALOR DE CADA CATEGORÍA
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A continuación, algunos de los impactos generados en clientes:
EJEMPLOS DE RESULTADOS CONSEGUIDOS CON UN CLIENTE FARMACÉUTICO
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Normalmente, se consigue un ahorro entre 5 – 30% del monto total de cada categoría.
Para obtener más información sobre la metodología, visitar https://rtm.com.pe/gestion-de-compras/
Cómo nos organizamos para aplicar ZBB+ en la empresa?
El proyecto es liderado por la Gerencia General, quien además tiene la tarea de definir los roles dentro de la organización, donde tiene que haber:
- Responsable de Control Presupuestario, es quien dirige el proceso, lleva el registro de los gastos y monitorea desviaciones para dar alertas. En realidad, en las organizaciones modernas, el registro de gastos y monitoreo vs presupuesto se lleva automáticamente por un sistema al que tienen acceso todos los actores.
- Responsable de Categoría, quien dirige los esfuerzos de análisis de oportunidades para generar ahorros en el costo total del producto de su categoría. En el caso de gastos de personal, el responsable aplicará la metodología de Excelencia Operacional
- Responsable de Area, quien incurre en el gasto, lo ejecuta y es co-responsable del impacto de éste
El responsable de Categoría deberá formar equipos de trabajo con los responsables de Compras (por su experiencia negociadora y, en organizaciones más avanzadas, su metodología de gestión de categorías) y responsables de Áreas Usuarias para desarrollar y validar los análisis y propuestas de mejora para las categorías.
EQUIPO DE TRABAJO PARA APLICAR ZBB+
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¿Cómo avanza el Proceso de Presupuestación?
El punto de partida es el desarrollo de una matriz de Gestor de Categoría y Responsable de Area (que son a la vez las áreas usuarias) donde, además de asignar responsables para cada categoría, se colocarán los montos presupuestados actuales por área para identificar dónde están las partidas más importantes.
MATRIZ GESTOR DE CATEGORÍAS VS RESPONSABLE DE ÁREA
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Una vez hecha la matriz, sugerimos avanzar por olas de 5 semanas aproximadamente donde se trabajarán entre 2 a 3 áreas, y se formarán entre 2 a 3 grupos de categorías para analizar los gastos y la productividad de personal.
Los entregables de cada ola son las iniciativas de mejoras identificadas y la estimación del impacto de ahorro en personal y en cada categoría. Finalmente, los gestores de Categorías negociarán con los Usuarios los nuevos presupuestos a implementar.
PLAN DE TRABAJO PARA LA GENERACIÓN DE PRESUPUESTOS
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Durante la implementación, el líder de Área y el responsable de Categoría deben hacer seguimiento de su presupuesto y tomar las medidas necesarias correctivas en caso se presenten desviaciones o justificar con la Gerencia General el porqué de éstas.
El responsable de Control Presupuestario tiene como responsabilidad dirigir el proceso y proveer de herramientas para el control de desviaciones.
Como vemos, utilizando ZBB+, el ejercicio de presupuestación puede dejar de ser repetitivo y tedioso, para convertirse en uno dinámico, creativo y, sobre todo, que le sirva para mejorar su productividad y competitividad de su empresa.
