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Mar 18, 2020 | COVID-19, Estrategia y Governance, Transformación Digital

Si bien hay un grupo de empresas habilitadas para continuar con las labores de producción física (ej. empresas de alimentos) las cuales deben poner énfasis en controlar, mejorar, y fortalecer los niveles de salud necesarios para asegurar/evitar la propagación del virus COVID-19 en los centros laborales...

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    Manejo de Crisis para empresas que no puedan producir físicamente durante la época de cuarentena

    Si bien hay un grupo de empresas habilitadas para continuar con las labores de producción física (ej. empresas de alimentos) las cuales deben poner énfasis en controlar, mejorar, y fortalecer los niveles de salud necesarios para asegurar/evitar la propagación del virus COVID-19 en los centros laborales, garantizando la salud de sus empleados y la continuidad de la producción/abastecimiento a la población que tanto lo necesita; existe un un gran número de empresas que no pueden producir físicamente (o cuya demanda ha caído dramáticamente. ej. a 10% o 20%) y quienes tienen a sus empleados físicamente en sus casas.

    Para estas últimas empresas, hemos escrito el siguiente artículo, en el cual, sugerimos acciones para tres momentos definidos:

    1. qué hacer durante la crisis,
    2. cómo echar a andar la maquinaria nuevamente, y
    3. cómo seguir hacia adelante

    ¿Qué hacer durante la crisis?

    Muchas empresas han empezado en realizar las comunicaciones necesarias a sus empleados para que guarden cuarentena en sus hogares y habilitar las medios necesarios para que éstas personas puedan realizar el trabajo desde sus hogares. Hecho esto, es necesario pasar a actuar en otros frentes importantes:

    • Formación del Comité de Crisis: Este comité conformado por directores y algunos gerentes (entre 6 – 8 miembros), son responsables de estar atentos a la evolución de la situación actual, reevaluando constantemente los escenarios futuros, y articulando las acciones y comunicaciones (internas y externas) a los demás empleados, accionistas, proveedores, clientes, comunidad y Estado.
    • Análisis de flujos de caja proyectados, viendo la viabilidad de la compañía en los distintos escenarios (considerando que la crisis se mantenga por 2, 4 o más semanas) simulando y definiendo cuál es la caja mínima de la compañía, cómo se va a financiar, y cómo va a enfrentar la cobranza a los clientes y los pagos a los proveedores.
    • Análisis de riesgo financiero de la empresa, básicamente relacionado con el tipo de cambio (el cual puede dispararse) que podría representar un daño enorme para la empresa.
    • Buscar apoyo en sus bancos a fin de asegurar el nivel de caja mínimo de la compañía a través de instrumentos financieros, facilidades en las condiciones de pago; ligados a los problemas de flujo de caja, y a los escenarios previamente analizados
    • Elaborar un plan de aseguramiento de la cadena de suministro para después que la cuarentena pase, se tenga el stock suficiente para iniciar la producción. El conocimiento de las situación de los proveedores es clave, siendo necesario la búsqueda de proveedores diversificados o alternativos (locales o internacionales), ante una situación poco favorable para algunos de ellos. Considerar disponibilidad de puertos, transporte, etc.
    • Aprovechar la capacidad de trabajo del personal que está en sus casas, con acciones de arriba a abajo, tales como:
      • Actualizar los planes estratégicos, operacionales, y acciones concretas. Hacer esto en cascada.
      • Dar instrucciones a todo su personal para que procedan en labores operativas que puedan desarrollar a distancia
      • Proceder con aquellos trabajos importantes pero no urgentes que se han venido posponiendo, y
      • Aprovechar el tiempo, también, en capacitarse.

    Para esto deberá hacerse uso del teletrabajo y las teleconferencias.

    • Gestión de los Stakeholders:
      • Trabajadores, esencialmente preocuparse por cómo están, quiénes tienen o presentan algún riesgo, y ayudarlos en lo que sea posible. Adicionalmente mantenerlos informados y motivados.
      • Accionistas/Familia, mantenerlos informados diariamente, del impacto de la crisis en la compañía y qué acciones se están tomando/realizando
      • Clientes y Proveedores, entender su situación, apoyarlos en plantear soluciones para que puedan seguir operando, prepararlos/ayudarlos en colocar en standby sus operaciones, y/o a gestionar su propia crisis. Esto aplica sobretodo para clientes y proveedores estratégicos y relativamente más débiles y/o menos sofisticados.
      • Comunidades, desarrollar plan de apoyo en caso se presente una crisis en la zona y ayudarlos con las medidas de prevención y protección.
      • Elaborar el Plan de Recuperación, y definir las actividades para ejecutar si mañana ya puedo volver a trabajar
    • En caso sea factible, trabajar y presentar un plan ante el Gobierno para el reinicio de actividades: Priorizando y garantizando la salud de los trabajadores y mostrando el perjuicio para la empresa y el país por no estar en actividad. 

    ¿Cómo echar a andar la maquinaria nuevamente?

    Una vez el gobierno autorice comenzar a producir físicamente, las empresas deben estar preparadas para rápidamente empezar a echar a andar nuevamente la máquina, implementando lo previamente diseñado, y asegurándose de tener en cuenta lo siguiente:

    • Reincorporar al Personal, a través de una comunicación efectiva, a partir de qué personal está disponible y cuál no.
    • Asegurar la cadena de abastecimiento, a partir del plan previamente diseñado, probando y ajustando las medidas planificadas, y estando alertas ante nuevos cambios a nivel nacional e internacional.
    • Renegociar con proveedores principales, todos tenemos que poner el hombro para salir adelante.
    • Arrancar las máquinas.
    • Asegurar la cadena de cobranza, tomando los cuidados respectivos, antes de vender a clientes con alto riesgo de incumplimiento de pago.
    • Ayudar a incentivar la demanda.

    ¿Cómo seguir hacia Adelante?

    Una vez normalizada las operaciones, hay que definir y proceder a actuar de acuerdo a la nueva realidad que se nos viene. Esta crisis afectará el crecimiento económico de manera significativa. Las acciones que hay que tomar son las siguientes:

    • Actualizar el Plan Estratégico, con sus proyecciones financieras y operativas.
    • Aprovechar oportunidades de posibles fusiones y adquisiciones
    • Arrancar la ejecución del Plan, así como su conjunto de iniciativas
    • Evaluar su cartera de clientes para saber quienes podrían haber quedado muy dañados y quienes son los nuevos que están emergiendo
    • Reevaluar relación con proveedores. Con algunos se tendrá que renegociar, a otros habrá que apoyar.
    • Reflexionar sobre las lecciones aprendidas, y cómo hacer más resiliente a la empresa para enfrentar crisis futuras.
    • Prepararse para el despegue. Se estima que la crisis podría durar 9-18 meses, pero luego vendrá el rebote. Un rebote con alto contenido digital.

    Paralelo a ello será importante reconocer y agradecer a todos los que nos han ayudado en la etapa de crisis: empleados, directores, proveedores, clientes, bancos, autoridades, etc.

    Hugo Alegre
    CEO
    Juan Miguel Jiménez
    Gerente de Proyecto Senior