Business Intelligence en la Gestión de Proyectos

Ago 11, 2021 | Desarrollo Comercial, Estrategia y Governance, Management

Las estrategias de Business Intelligence para la gestión de proyectos analiza datos de múltiples areas y actualiza objetivos iterativamente

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    La toma de decisiones basadas en datos es un pilar importante para mantener la competitividad de las empresas

    La mayoría de empresas ha tomado conciencia de la importancia de los datos que generan. El último estudio realizado por RTM sobre el estado de la Transformación Digital en el Perú revela que 97% de las empresas participantes ya tiene implementadas herramientas de Business Intelligence (BI), o Inteligencia de Negocio, aunque sea en alguna de sus áreas de negocio.

    Aunque la mayoría de las implementaciones de BI se limitan a la gestión de operaciones, existe un amplio espacio de desarrollo en la gestión de proyectos.

    Una solución de BI adaptada a la gestión de proyectos se distingue de una solución utilizada para la gestión de operaciones en el alcance de los indicadores, las fuentes de los datos y el ciclo de vida de la solución (ver Ilustración 1).

    solución de Business Inteligence en gestion de proyectos

    Ilustración 1: Solución de Business Inteligence en gestion de proyectos

    Los indicadores en la gestión de proyectos se orientan principalmente a la gestión del cambio, la experimentación y la generación de hallazgos como resultado del impacto del proyecto. En ese sentido, muchos de los indicadores planteados solo tienen sentido dentro del proyecto y no son relevantes en la gestión operativa del día a día.

    Un ejemplo es el caso de una empresa manufacturera en la que se implementó una nueva modalidad de despacho del producto; era necesario experimentar y afinar el proceso en función al comportamiento de los clientes, así como dar seguimiento a su penetración. Asignar un especialista de Business Intelligence como un recurso permanente del proyecto permitió identificar patrones de comportamiento inesperados, incluso en aspectos que se hallaban fuera del alcance del proyecto y que impactaron positivamente en toda la empresa.

    Las fuentes de datos utilizadas en la gestión de operaciones suelen hallarse en un mismo silo de datos. El área de producción, comercial, financiera, etc., procuran tener disponible la data que necesitan para gestionar sus operaciones. En cambio, cuando se realizan proyectos con incidencia en múltiples áreas de la organización, suele ser necesaria la integración de las distintas fuentes de datos.

    De la misma forma, como parte del proyecto es posible que se identifique la necesidad de crear datos nuevos. Por ejemplo, trabajando con un operador portuario se desarrolló un aplicativo mediante una herramienta de low code con el propósito de evaluar la viabilidad de implementar un nuevo sistema que soporte sus operaciones. Fue necesario integrar esta nueva fuente de datos a la data ya existente en la organización para poder medir el impacto del proyecto.

    Finalmente, una solución de BI construida a medida de un proyecto suele encontrarse atada a sus limitaciones de alcance, presupuesto y tiempos. La naturaleza temporal y sujeta a los cambios del proyecto de estas soluciones de BI suele implicar que no pasen de ser MVPs (productos mínimos viables) creados rápidamente para probar hipótesis del proyecto tomando las fuentes de datos que se encuentran disponibles. La dirección de proyectos debe evaluar qué cambios realizar según estos datos. Dependiendo de la madurez en la gestión de datos de la organización, estas fuentes de datos pueden ser algo tan simple como una hoja de cálculo o implicar la integración de datos de múltiples sistemas.

    Un caso es una empresa del sector retail en la que fue necesario integrar datos de dos sistemas. Las limitaciones del proyecto hicieron necesario que se generen reportes en Excel de ambos sistemas y se cruce los datos manualmente antes de alimentar la herramienta de BI.

    Una solución de Business Intelligence Iterativa

    Para abordar el reto de generar soluciones de BI dentro de las condiciones de un proyecto se sugiere enfocar el desarrollo poniendo en primer lugar los objetivos del mismo, antes que los aspectos técnicos o las limitaciones impuestas por la calidad en los datos al momento de iniciarlo.

    Trabajar con los datos disponibles e iterativamente ajustar la solución de BI teniendo en cuenta el alcance del proyecto facilita sacarle el máximo provecho.

    La ilustración 2 muestra un marco de trabajo sobre el cual es posible diseñar soluciones de BI de forma rápida y alineada a los objetivos del proyecto.

    proceso de business intelligence iterativo

    Ilustración 2: Proceso de Business Intelligence iterativo

    Conclusiones

    En conclusión, asignar recursos y capacidades de análisis de datos en la gestión de proyectos resulta en una oportunidad para asegurar la entrega de valor generada por los proyectos, pero que requiere que se aborde tomando en cuenta las características propias de la gestión de proyectos como su naturaleza temporal y cambiante.

    Si quieres saber más sobre cómo aplicar procesos de Business Intelligence en la gestión de proyectos de tu empresa, contáctanos.

    Martin Valdez
    Ex Consultor Senior