Cuando se habla de aumentar la rentabilidad, muchas empresas piensan en vender más o recortar gastos. Pero hay otra vía, muchas veces subestimada: gestionar mejor lo que ya se compra. 

Allí es donde entra la gestión de compras y contrataciones: un enfoque profesional, estructurado y estratégico que va mucho más allá de «negociar precios».

¿Qué es la gestión de compras y contrataciones?

Cuando hablamos de gestión de compras, la primera palabra que puede aparecer en nuestro ‘top of mind’ puede ser “negociación”; y aunque es cierto, no se limita solo a negociar precios. Es una iniciativa estructurada cuyo objetivo es optimizar el gasto total de una empresa (bienes y servicios) revisando, de manera integral, cómo se compra, qué se compra, cómo se compra, para qué se usa lo que se compra, a quién y bajo qué condiciones con el objetivo de generar hipótesis de ahorro, definir estrategias y ejecutar mejoras.

Luego de una mejora en la gestión de compras, el proceso evoluciona significativamente, comprar por urgencia o según requerimiento, se convierte en un proceso mejor planificado, con sinergias entre áreas y visión de largo plazo. 

La metodología detrás del ahorro: cómo funciona un proyecto de gestión de categorías

La gestión de categorías se trabaja siguiendo una metodología que permite obtener resultados medibles. Todo comienza con un diagnóstico integral (para estimar el ahorro potencial o impacto) y luego se prepara un plan inicial (tiempo estimado y recursos necesarios) de las compras de la empresa, donde se analiza el monto total comprado (bienes y servicios) realizadas en un periodo definido de tiempo, suele ser el último año. Estas compras se agrupan por categorías y se realiza comienza a realizar las validaciones de las oportunidades de ahorros. Este proceso involucra al equipo de compras con quien se revisan todas las características de las categorías, una por una; y es aquí donde radica el éxito de este tipo de proyectos, el trabajo en conjunto con el equipo de la compañía.

Con esta base, se generan hipótesis de ahorro a lo largo de toda la cadena de valor: desde las especificaciones técnicas, pasando por el proceso de abastecimiento, hasta la forma de pago y disposición final.

Estas hipótesis incluyen, por ejemplo, el cambio de especificaciones, que permite ajustar los productos a las necesidades reales del negocio, analizando el “¿para qué se usa?”, evitando costos innecesarios. También se evalúa la posibilidad de desarrollar proveedores, ayudándolos a ser más eficientes para reducir sus costos y, en consecuencia, los nuestros; esto mejora y afianza la relación con los proveedores.

La consolidación de compras es otra palanca clave: al unificar volúmenes de diferentes plantas o unidades de negocio, se obtienen economías de escala. La presión competitiva, generada a través de concursos estructurados, permite comparar ofertas reales en el mercado y forzar condiciones más favorables. 

Además, se analizan alternativas como la desintermediación (comprar directamente al fabricante) o importación directa, yendo  ‘aguas arriba” en la cadena de valor. También se evalúa la tercerización de procesos no estratégicos, o producción propia si resulta más eficiente. Otras hipótesis incluyen la corrección de precios por unidad de medida, el control de mermas, el uso de tarifarios negociados por volumen, y la negociación directa de contratos anuales.

Estas hipótesis se validan, se priorizan según el impacto esperado y se definen estrategias concretas: concursos, negociaciones directas, subastas inversas, cambio de proveedor, mayor y mejor control de ingresos y salidas de almacén, entre otros. Finalmente, se implementan las soluciones y se realiza un seguimiento mensual del ahorro y del nivel de servicio para asegurar sostenibilidad.

Más allá del ahorro: agilidad y valor estratégico

La gestión moderna de categorías complementa y potencia las prácticas tradicionales. Por un lado, conserva lo mejor de la eficiencia clásica: generar valor al cliente, ahorrar en costos y tiempos, reducir transacciones y liberar tiempo operativo del comprador para dedicarlo a actividades que generen gran valor. Pero, además, incorpora elementos que responden a las exigencias actuales:

• Capacidad de adaptación ante situaciones imprevistas
• Evaluación y gestión de riesgos en la cadena de suministro
• Diagnóstico de la red de proveedores y su desempeño
• Mejora de la atención recibida por parte de los proveedores
• Integración de buenas prácticas de sostenibilidad

Esto se traduce en una organización más preparada, conectada con su ecosistema de abastecimiento y alineada con los desafíos de su negocio.

¿Por qué contratar una consultoría de Gestión de compras y contrataciones?

Según nuestra experienica desarrollando este tipo de proyectos en diferentes industrias, este enfoque permite no solo lograr ahorros entre el 3% y el 7% del monto total de compras (como promedio total de todas las categorías) mejorando de forma directa la rentabilidad sin disminuir la calidad ni la eficiencia de las operaciones, sino que, además, la compañía adquiere know-how a lo largo de todo este proceso de transformación. El equipo interno aprende nuevas formas de analizar, negociar y gestionar sus compras, lo que deja capacidades instaladas y una mejora permanente que trasciende a la duración del proyecto.

Una decisión estratégica que impacta el negocio

Contratar un proyecto de gestión de categorías no es un gasto, es una inversión. Una forma concreta de mejorar el margen, ganar eficiencia, liberar flujo de caja, ser más resilientes, y profesionalizar el proceso de compras.

En un entorno donde cada punto porcentual cuenta, vale la pena hacerse esta pregunta:

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