Especialización, Integración o Tercerización de Funciones. ¿Qué Conviene?

Mar 21, 2024 | Innovación y Mejora Continua

En el competitivo mundo de los negocios, la especialización por funciones se ha consolidado como un modelo organizativo para mejorar la eficacia y el rendimiento de las organizaciones. El modelo busca crear unidades especializadas que se enfocan en funciones específicas, pero surge la pregunta: ¿Es siempre la mejor opción?  Este artículo examina la especialización por […]

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    En el competitivo mundo de los negocios, la especialización por funciones se ha consolidado como un modelo organizativo para mejorar la eficacia y el rendimiento de las organizaciones. El modelo busca crear unidades especializadas que se enfocan en funciones específicas, pero surge la pregunta: ¿Es siempre la mejor opción? 

    Este artículo examina la especialización por funciones, analiza su conveniencia o no en distintos contextos y reflexiona sobre la tercerización como una extensión de esta estrategia.

    Contexto

    La especialización por funciones implica organizar una empresa en áreas o departamentos que se centran en funciones específicas, como finanzas, marketing o producción, y también en la especialización de grupos en tareas específicas dentro de estas áreas. Históricamente, esta estrategia ha permitido a las empresas mejorar la eficiencia y la calidad del trabajo al permitir que los empleados desarrollen habilidades y conocimientos especializados para ciertas tareas. La revolución industrial marcó el inicio de la especialización por funciones, cuando las fábricas comenzaron a dividir el trabajo de la línea de producción para aumentar la productividad, lo que llevó a una reducción general de costes que a su vez amplió el mercado para estos bienes, permitiendo una mayor producción.

    Ventajas de la Especialización del Personal

    1. Mejora de la Eficiencia y Productividad: Los empleados especializados tienden a ser más eficientes en sus áreas. Esta profundización en un campo específico les permite desarrollar habilidades y técnicas que incrementan su productividad, lo cual puede mejorar la rentabilidad de la empresa.
    2. Calidad del Servicio o Producto: La especialización permite a los empleados alcanzar un mayor nivel de destreza en su trabajo. Esto se traduce en productos o servicios de mayor calidad, lo que puede ser un diferenciador clave en mercados altamente competitivos.
    3. Innovación: Los especialistas, al profundizar en sus campos, están en una posición privilegiada para innovar. Su conocimiento profundo les permite identificar oportunidades de mejora o desarrollo de nuevos productos y servicios, impulsando así la innovación dentro de la empresa.
    4. Fortalecimiento de la Marca: Contar con personal altamente especializado puede reforzar la percepción de la empresa como líder en ciertas áreas, atrayendo a clientes que buscan un alto nivel de expertise.

    Desventajas de la Especialización del Personal

    1. Riesgo de Obsolescencia: El ritmo acelerado del cambio tecnológico y de los mercados puede hacer que ciertas especializaciones se vuelvan obsoletas. Los empleados que se centran en un área muy específica pueden encontrar dificultades para adaptarse a nuevos paradigmas.
    2. Falta de Flexibilidad: La especialización puede llevar a una falta de flexibilidad en la fuerza laboral. En situaciones donde se requiere que el personal asuma roles o tareas fuera de su área de especialización, pueden surgir dificultades para adaptarse rápidamente.
    3. Dependencia: Una empresa puede volverse excesivamente dependiente de sus especialistas. Si estos empleados deciden dejar la organización, pueden generar un vacío difícil de llenar a corto plazo, poniendo en riesgo la continuidad de ciertas operaciones críticas.
    4. Costo de la Especialización: Desarrollar y mantener un equipo de especialistas puede ser costoso. La formación continua y la necesidad de ofrecer salarios competitivos para atraer y retener a estos talentos pueden incrementar los costos operativos de la empresa.

    La decisión de especializarse depende de factores como el tamaño de la empresa, la naturaleza de la industria y los objetivos estratégicos. La especialización puede ser beneficiosa para mejorar la eficiencia y la calidad del trabajo, pero también puede llevar a la rigidez organizativa y la falta de flexibilidad.

    A continuación, se comentarán tres proyectos de consultoría en los que se propusieron diferentes estrategias sobre la especialización de funciones:

    Caso 1: Especialización por Procesos

    Una empresa referente en el sector de proyectos de infraestructura industrial y con una trayectoria exitosa en ofrecer soluciones desde la concepción del proyecto hasta su ejecución y entrega, enfrenta el desafío de gestionar proyectos de mayor complejidad y de alcance internacional. Los equipos abordan de manera transversal los procesos que requiere gestionar estos proyectos, sin contar con una estructura especializada en cada función. Este diseño organizacional dificulta que se mantenga el foco en algunas actividades críticas de gran impacto en los resultados de los proyectos, así como gestionar el conocimiento para la mejora continua.

    Propuesta:

    Optamos por una estrategia de especialización en procesos donde se organizan equipos mínimos para dirigir grandes funciones especializadas, con un foco en asignar claramente responsabilidades de resultado y de aprendizaje organizacional y de tener un soporte especializado para los equipos de proyecto. Esta decisión se traduce en equipos altamente capacitados y especializados en gestión de proyectos, ingeniería, procura y evaluación de iniciativas.

    La implementación de esta estrategia de especialización fortalece la capacidad para abordar proyectos de diversa magnitud con eficiencia y precisión. Al centralizar esfuerzos en áreas clave, mejora la calidad de la gestión y la ejecución de proyectos.

    Resultados Esperados:

    • Menor variabilidad en los resultados de los proyectos: Desde la planificación hasta la entrega, se mejora la coordinación eficiente de todos los aspectos del proyecto, optimizando los recursos y cumpliendo con los plazos y presupuestos establecidos.
    • Mejores soluciones: Esta especialización permite abordar desafíos técnicos complejos y estudiar y adoptar los últimos desarrollos en la industria.
    • Menor costo de adquisiciones: Mejora en la selección y adquisición de materiales y servicios, utilizando la experiencia acumulada y el poder de compra.
    • Mejor asignación del portafolio: La especialización asegura que solo se emprenda proyectos con alto potencial de éxito y con mayor rentabilidad.

    Caso 2: Integración de Competencias

    En una empresa dedicada a la producción y procesamiento de materiales de construcción, se identificó un desafío en la planta de procesamiento de cemento. El equipo de operaciones se concentra en las tareas de producción, mientras que las tareas de mantenimiento son ejecutadas por un proveedor según un programa establecido. Este diseño organizativo genera dificultades para abordar los problemas de mantenimiento menor de los equipos, optimizar su uso en las cadenas de producción y optimizar los planes de mantenimiento. La empresa enfrenta un alza en los tiempos de inactividad de los equipos, afectando la eficiencia operativa.

    Propuesta:

    Se propuso adoptar un enfoque de integración de competencias y funciones para el equipo de operaciones. Se redefinió el perfil del equipo de producción incluyendo conocimientos de mantenimiento básico de la maquinaria utilizada en el proceso y el entendimiento y seguimiento de los planes de mantenimiento. Se busca que tengan una visión más completa de la planta y aumentar su capacidad para identificar y abordar problemas de mantenimiento de manera proactiva. La propuesta se completó con un plan de evaluaciones y capacitaciones, así como de alineamiento organizacional.

    Resultados Esperados:

    • Reducción de Tiempos de Inactividad: Anticipamos una reducción significativa en los tiempos de inactividad de la maquinaria, mejorando la eficiencia operativa y la productividad general.
    • Autonomía Operativa: Operarios realizando tareas de mantenimiento preventivo y correctivo de manera autónoma, disminuyendo la dependencia de personal externo y brindando una respuesta más rápida a los problemas técnicos.
    • Versatilidad en Funciones: Equipo multifuncional, capaz de adaptarse a diversas situaciones y contribuir de manera integral al funcionamiento óptimo.
    • Ahorro en Costos de Mantenimiento Externo: Menor costo asociados con la contratación de personal especializado externo, generando ahorros financieros para la empresa.

    Caso 3: Tercerización de Funciones no Core

    En el sector minero, donde la eficiencia operativa y el foco en resultados es fundamental para el éxito, una unidad de ingeniería de una empresa de renombre enfrentaba desafíos significativos. La unidad presentaba problemas de eficiencia y eficacia. El área realizaba con recursos propios la mayoría de sus actividades, pero no lograba mantener la productividad en todas ellas y a la vez tenía dificultades para concentrarse en actividades críticas de generación de valor como la planificación y diseño de las operaciones en mina. 

    Propuesta:

    Ante esta situación, se planteó la tercerización de ciertas actividades que tenían oferta en el mercado como los trabajos de topografía y la operación de la plataforma tecnológica para imágenes y planos en campo. La propuesta busca que el equipo del área de ingeniería se concentrara en las tareas de mayor impacto para la creación de valor en el negocio, y se aprovechen las economías de escala de terceros para mejorar el costo de las actividades no core. 

    Resultados Esperados:

    • Reducción de costos en las actividades tercerizadas, incorporando mejoras tecnológicas y de gestión y economías de escala.
    • Mejora en los indicadores de eficacia e impacto en las actividades críticas, al especializarse el equipo en estas actividades diferenciadoras.
    • Fortalecimiento del aporte de la unidad de ingeniería al éxito general de la operación minera

    Conclusión

    La especialización por funciones es un modelo poderoso que puede llevar a una mayor eficiencia y eficacia en las operaciones empresariales. Sin embargo, su conveniencia depende de una variedad de factores, como la estrategia de la compañía, el tamaño de los equipos, el nivel de especialización necesario, el alcance que se requiere de cada área, entre otros. Al evaluar los retos específicos de su organización y considerar los casos en los que la especialización, la integración o la tercerización pueden tener mayor impacto, los líderes empresariales tomarán decisiones que impulsarán el éxito a largo plazo. 

    Mención especial al coautor del artículo: Antonio Cueto, Socio de Real Time Management

    Fiorella Gonzales
    Consultora
    Amir Mendoza
    Consultor