El papel del presupuesto

Abr 7, 2022 | Estrategia y Governance, Management, Presupuesto

El presupuesto es la herramienta para planear objetivos, alcanzar la visión de la organización y prever contingencias.

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    “Es mejor una Imprecisión Oportuna que una Precisión Tardía”

    Hace años, conversaba con un profesor sobre la entrega del presupuesto al directorio de la compañía en la que trabajaba, y le comentaba que la fecha de entrega estaba muy cerca y mi equipo y yo aún no habíamos culminado el informe. Luego de un buen rato de haber realizado catarsis, intercambio de ideas y un par de tazas de café, él concluyó con una frase que decidí colocar como título de este artículo.

    Entendí el por qué algunas áreas presentaban demoras en la entrega de su información, desinterés en algunos líderes, y por qué cuando todos sabían que era “temporada de presupuesto” repentinamente los pendientes aumentaban. En efecto, no entendíamos su esencia y utilidad. Ya no me enfoqué en bajar la “fiebre”, sino en hallar y mitigar la “infección”.

    El corazón del Presupuesto

    Por lo general, se trata al presupuesto como arma de auditoría, para verificar cumplimientos y desviaciones propuestas por los diversos líderes de las áreas de la compañía; sin embargo, esa perspectiva debería cambiar (o quedar en segundo plano).

    El presupuesto debe reflejar los objetivos que la empresa se ha planteado para poder cumplir aquella añorada visión, y para ello es importante que los equipos y líderes de la compañía estén altamente comprometidos con el Plan Estratégico, comprendan los beneficios y que sepan cómo ejecutarlo. Leer más aquí: “¿Por qué fallamos tanto en la Implementación de la Estrategia?”

    El corazón del Presupuesto

    Figura Nº1: El corazón del Presupuesto

    Replantear el Presupuesto y su Proceso

    Con la generación de diversos escenarios tratamos de prever y elaborar contingencias ante cualquier cambio que pueda impactar a la compañía, pero en un contexto como el nuestro, donde la incertidumbre es cada vez mayor, los presupuestos tienden a ser menos precisos; y, por tanto, va a ser más difícil que un presupuesto elaborado una vez al año, sin cambios y sin revisiones, tenga sentido.

    Primero el Plan, luego el Presupuesto. Así es, debemos ajustar el presupuesto en la medida en que replanteemos (o ajustemos) nuestro Plan Estratégico. Estos deben ir acompañados siempre de la mano.

    Replantear el Presupuesto y su Proceso

    Figura Nº2: Replantear el Presupuesto y su proceso

    Debemos ser rápidos y no podemos esperar a tener el cierre Contable

    Si bien es cierto, el presupuesto no deja de ser una estimación a juicio de expertos, pero debemos saber que su nivel de precisión va a arrastrar consigo un elemento sumamente vital: el tiempo.

    Los procesos que requieren más precisión, tienden a ser lentos. Por ello es importante encontrar ese equilibrio entre contar con información a tiempo oportuno y el sacrificio (permisible) de la precisión. Hay que revisar constantemente cómo obtenemos y procesamos nuestra data, debemos ser rápidos.

    Figura Nº3: Debemos ser rápidos y no podemos esperar a tener el cierre contable

    El poder de los datos: La relevancia, no la cantidad

    No triunfan las empresas que más datos tienen, sino las que emplean los datos relevantes para tomar decisiones. Lo que es útil, es ser capaz de articular o conocer bien cuáles son las métricas de negocio que nos permitan entender el funcionamiento de la compañía. Conviene tener una visión ordenada y estructurada de los datos relevantes para la compañía. Con ello, en el entorno en el que nos encontramos, los datos del pasado ya no tienen la misma relevancia.

    Poder de los datos

    Figura Nº4: El poder de los datos: La relevancia, no la cantidad

    4 factores claves para un Gestión eficiente del Presupuesto

    Para que el proceso presupuestal sea efectivo, debemos tomar en cuenta diversos factores a los cuales debemos prestar especial atención de inicio a fin:

    1. Alineamiento con la Estrategia

    La Estrategia debe ser comprendida e interiorizada por todos los líderes y equipos de la compañía. Para ello es importante contar con el empuje, fomento y comunicación de los beneficios de esta por parte de la alta dirección. Adicionalmente, es importante contar con Planes de Comunicaciones, Plan de Incentivos y Capacitaciones, que refuercen este alineamiento.

    2. Establecimiento de Indicadores (Medir lo que realmente importa)

    ¿Cuáles son los indicadores que ayudarán con nuestra medición? Aquí es importante poder mencionar dos tipos:

    • Indicadores de Control: Aquellas sobre las cuales la compañía tiene influencia, puede actuar: Políticas de ventas, Cuentas por Cobrar, Stock, etc.
    • Indicadores de Resultado: Son las consecuencias o efectos de los Indicadores de Control: EBITDA, Satisfacción de cliente, etc.

    Lo importante es darnos cuenta que, sobre Indicadores de Control tenemos poder de acción y sobre las de Resultado, solo vemos ello, el resultado. Se trata de controlar por la acción, no por el resultado (la consecuencia).

    3. Costos y Gastos en tela de juicio

    Debemos identificar constantemente aquellos costos y gastos que pueden ser candidatos para la generación de ahorro. El enfoque debe ser siempre la excelencia operativa, no la austeridad. Leer más “Excelencia Operativa”.

    4. Ejercicios de Honestidad

    Es importante poder elaborar escenarios que nos permitan estar preparados ante cualquier situación, pero más importante aún, es ser honestos con la viabilidad de la propuesta. Si no es viable, hay que ajustar tantas veces como sea necesaria en base a capacidades alcanzables por la compañía en el periodo presupuestal.

    Algunas frases finales

    • Rapidez y flexibilidad por encima del detalle.
    • Compromiso con la Estrategia.
    • Datos relevantes, por encima del volumen.

    Luego de estos dos años de aprendizaje excepcional que nos ha brindado la pandemia, sigue siendo vital tener una mentalidad de creación de valor a largo plazo, pero es el de corto el que se ha visto forzado a volverse ágil ante la constante incertidumbre en nuestro país. El presupuesto debe reflejar que hacemos el esfuerzo por estar preparados, tal vez no seremos tan precisos como antes, pero esta vez sí seremos oportunos en las decisiones que tomemos.

    Fuentes:
    • Artículos RTM https://rtm.com.pe/blog/
    • Global Chartered Controller Institute – Controller Fórum CCA
    • Las 4 Disciplinas de la Ejecución- Sean Covey
    Luis Zulueta
    Jefe de Proyecto