El resultado de un proyecto depende de muchos factores, desde un gestor del proyecto hasta los integrantes del equipo y los objetivos del proyecto y metas trazadas. Su éxito depende de poder prestarle atención a estos factores y planear adecuadamente.
Todas las empresas enfrentan cambios y nuevos retos, sea ocasionados por el entorno como de forma interna. Para afrontar la mayoría de retos, las empresas llevan a cabo proyectos.
Los proyectos son de varios tipos y los pueden integrar los colaboradores de las empresas o con asesores externos. Hay varios tipos de proyectos: hay proyectos de estrategia, otros de diseño y otros de ejecución o implementación.
Durante el desarrollo de sus proyectos, las empresas invierten muchos recursos, como inversiones de capital o gastos de operación.
En nuestra experiencia como consultores, a veces los proyectos no funcionan como se planean, y suceden ciertas situaciones. Éstas se pueden resumir en: proyectos que se alargan, proyectos más caros y proyectos que no fueron exitosos.
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Para realizar un proyecto con éxito hay que contemplar distintos factores y formular un plan que los tome en cuenta
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¿Por qué fracasan los proyectos?
Las causas principales de este tipo de proyectos pueden ser, entre otros:
- Mala (o falta de) planificación y/o presupuestación
- Retrabajos
- Falta de conocimiento
- Cambio en los objetivos y/o alcance
- Cambio de integrantes del equipo (quienes se van con el conocimiento aprendido)
- Falta de liderazgo
- Falta de colaboración (u oposición) por ciertos líderes y/o colaboradores de la empresa
Buenas prácticas en proyectos exitosos
Durante nuestra experiencia como consultores hemos visto que los proyectos exitosos tienen en común las siguientes buenas prácticas:
- Proyectos con objetivos claros y tangibles: Se identifican los objetivos del proyecto de forma clara y digerible para todos los colaboradores involucrados. Este es un paso crucial a desarrollar al inicio del proyecto, para poder luego hacer un seguimiento adecuado.
- Una gerencia altamente comprometida con los objetivos del proyecto: Si bien es cierto que la empresa siempre tiene cambios y actividades corriendo en paralelo, y las gerencias están agobiados por el día a día, la gerencia debe dar el sponsorship necesario para darle la prioridad debida al proyecto. – “Cuando la cabeza de la organización está comprometida con el proyecto, la organización se alinea con el proyecto”. El apoyo y compromiso de los gerentes del proyecto es crucial para su éxito.
- Una buena planificación del proyecto: El proyecto debe tener un cronograma estructurado y bien definido, con los plazos de cada actividad estimados en forma correcta.
- Un buen dimensionamiento del equipo del proyecto: El equipo debe ser bien definido, tanto en experiencia como en número de integrantes.
- Un equipo de proyecto con experiencia en una metodología de gestión de proyectos: Los integrantes del proyecto deben tener conocimiento en gestión de proyectos, los cuales los deben aplicar en cada etapa a lo largo del proyecto.
- Colaboradores con alto sentido de responsabilidad y pertenencia a la empresa: Los colaboradores de las áreas que intervienen en el proyecto deben tener un alto compromiso para con la empresa así como estar motivados. Si bien es cierto pueden haber colaboradores con un bajo grado de compromiso, estos deben ser monitoreados y apoyados para que su grado de compromiso se eleve. Recuerde que todo proyecto implica un cambio, y el ser humano por naturaleza es adverso al cambio, entonces se debe trabajar en el manejo de cambio con los colaboradores de la empresa.
- Seguimiento, seguimiento y más seguimiento: Este punto es crucial. La mayoría de proyectos fallan porque no se le dio el seguimiento debido o nunca tuvo un punto en la agenda en las reuniones gerenciales. Se necesita tener:
- Una reunión de avance del proyecto con una frecuencia definida (semanal o quincenal)
- Una agenda de reunión definida, donde se muestren los avances del proyecto, se revisen los principales indicadores del proyecto, se vean planes de acción ante posibles atrasos y se asignen ciertas actividades a desarrollar.
- Inclusive luego de finalizado el proyecto se debe dar seguimiento y monitoreo al desempeño del proyecto, tanto en las actividades a realizar y a los indicadores de desempeño del proyecto.
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Un equipo de trabajo bien elegido es clave para el éxito.
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Las metodologías ágiles como el SCRUM plantean estrategias para cumplir facilmente con estos requisitos. Te invitamos a que revises nuestro webinar al respecto.
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En suma
Para finalizar, antes que emprenda un nuevo proyecto en su empresa, considere seguir las buenas prácticas descritas anteriormente, para que tenga un proyecto exitoso y logre los resultados deseados. El resultado de un proyecto depende de muchos factores, desde un gestor del proyecto hasta los integrantes del equipo y los objetivos del proyecto y metas trazadas.
Estas son nuestras recomendaciones para realizar una gestión adecuada que asegure el éxito de su proyecto. En RTM nos dedicamos a hacer consultorías a empresas y podemos ayudarle a mejorar los procesos de gestión de proyectos. Si está emprendiendo un nuevo proyecto, o se encuentra en medio de uno, contáctenos y le ayudaremos a definir las mejores estrategias para asegurar el éxito.
