La coyuntura COVID ha transformado radicalmente las videoconferencias profesionales. Siendo así, hoy, operan a la vez modelos híbridos o 100% virtuales. Pero, ¿realmente lo hacemos bien? ¿cómo aseguramos una comunicación efectiva con equipos a distancia o equipos mixtos? La comunicación no solo es verbal, todo lo que mostramos y expresamos físicamente comunica y puede afectar nuestra imagen profesional y credibilidad. Por ello, te recomendamos 9 acciones que deberás considerar para garantizar una comunicación asertiva “más allá de la pantalla”.
Encuadre
En las videoconferencias debes estar en el centro horizontalmente y, verticalmente mostrar desde tu cabeza hasta la altura del pecho. Si estás presencialmente, asegura que la cámara te enfoque en el centro. Sabrás que tienes la distancia vertical correcta cuando puedas mostrar y usar tus manos. Además, siempre mira a la cámara, no hables mirándote o mirando la imagen de tu público virtual. Evita moverte más de la cuenta para que no generes distracción en tu audiencia. No se trata de mantener una rigidez estricta, pero sí de resguardar el decoro de tu presencia.
Iluminación
A pesar de que tu encuadre puede ser correcto, la inadecuada posición de tu espacio de trabajo puede proyectar más o menos luz por un costado o por arriba, provocando deformación y poca claridad en tu rostro. Por ello, preocúpate de tener una buena fuente y ubicación de iluminación, sea esta natural o artificial. Tip: Si tu escritorio no puede cambiar de ubicación, cierra las cortinas y frente a ti, ubica un aro de luz para estudio. Recuerda, en estos tiempos es importante la calidad de cámara que usas (si tu resolución es baja, puedes adquirir una cámara por separado).
El fondo que muestras
Cuando prendes tu cámara, brindas acceso al espacio que está detrás de ti, y según el escenario que muestres puedes generar distracciones o comentarios inadecuados. Por ello, presta atención al fondo que mostrarás. Idealmente debería ser un espacio ordenado y limpio (si es una pizarra, no debería contener lo escrito por el ponente o la clase anterior) o un fondo liso como una pared (sin colores llamativos). Asimismo, evita exteriores o estar cerca de este para que no tengas problemas con ruidos de la ciudad (transeúntes, bocinas, vendedores, etc.).
Presentación personal
Estar detrás de una cámara no es sinónimo de informalidad. Además de asegurarte de una buena presencia, comprueba que tu vestimenta sea adecuada para verte bien y profesional (sobre todo, si tu asistencia es presencial). Cuida los colores que usas para que no se camuflen con tu fondo (cortinas, color de pared) y generen un efecto de cabeza flotando. Cuida también las partes del cuerpo que no salen en la cámara, pero que podrían salir si te colocas de pie. Tip: Si no quieres perder comodidad, usa un pantalón oscuro para que no llame la atención. Asimismo, no uses pulseras de metal o accesorios que generen ruidos al mover las manos.
La primera impresión
Cuando enciendes la cámara brinda un primer saludo que proyecte energía y ánimo. Puedes estar agotado, pero si tu primer saludo es desanimado, tu equipo puede malinterpretarte. Asimismo, sé puntual en tu ingreso y si tienes frecuentes problemas con tu conexión o PC, conéctate desde 10-15 minutos antes para que cumplas la hora exacta (aplica también, cuando la ponencia la brindarás desde un auditorio externo).
Equipo auto-organizado
Si en tu sesión están presentes más de 5-6 personas, uno de ustedes debe asumir el rol de moderador. De este modo, evitan el “atropello” de voces o el “mutismo”. Además, esto genera más orden y mejora su calidad de participación. Puede ayudar que levanten la mano (virtual o presencialmente). Recuerda, si nadie toma el rol, sé tú el líder.
Tu conducta
En las reuniones de trabajo, evita informalidades en tu lenguaje. Además, cuando alguien toma la palabra, evita distraerte no solo porque podrían llamarte y percatarse de tu falta de atención, sino porque es la forma correcta de brindar respeto e interés hacia tu equipo. No obstante, al estar ante el computador se tienen diversas distracciones; para evitarlas, ten una escucha activa: haz intervenciones, preguntas y toma nota de lo más relevante. Puedes tener un block virtual o físico para apuntar la fecha, hora, participantes y tema principal y, acuerdos, encargos o lecciones aprendidas según el tipo de reunión. Si tienes una escucha activa, evitarás también las múltiples caras de escucha pasiva, relajo facial y corporal e involuntaria expresión de cansancio/fastidio.
Ordena tu calendar o agenda
¿Has tenido dos reuniones virtuales paralelas? o ¿has recibido llamadas importantes durante una reunión? Se recomienda tener un calendar compartido para que te organices y a la vez compartas con tu equipo tus espacios disponibles (y viceversa, no realices llamadas o agendes si tu equipo no está disponible). Sin embargo, si durante la reunión recibes una llamada no planificada, no olvides apagar tu cámara/audio antes de responder. Asimismo, comunica a las personas que viven contigo que tendrás una reunión para que modulen su voz al hablar o no interrumpan tu oficina de conferencia. Así evitas que pasen por detrás o te llamen en voz alta.
Modula tu voz
Cuida la posición de tu micrófono para que tu voz no se escuche muy fuerte o despacio. Además, deberías tener un vaso de agua cerca, por si tienes alguna sensación molesta en la garganta que te impida hablar con claridad. Por último, no se sugiere estar comiendo o mascar un chicle.
Finalmente, recuerda que según A. Mehrabian (2007), solo el 7% de nuestro mensaje es trasmitido por las palabras que usamos, el 38% depende de nuestro tono de voz e intención y el 55% proviene del lenguaje corporal (movimiento y proyección del cuerpo). Por ello, presta atención al ambiente, conducta y expresiones que muestras y practica las recomendaciones brindadas.
Esperamos que estas pautas te ayuden y a tu equipo a comunicarse mejor durante las videollamadas.
