La buena ejecución de proyectos: más allá de las palabras de moda

Ago 24, 2022 | Management, Transformación Cultural

Creatividad, Innovación y Agilidad son las palabras de moda que se roban la atención de las empresas y sus líderes el día de hoy. Para lograr una exitosa ejecución de cualquier proyecto debemos establecer hipótesis, líneas base, iniciativas, cronogramas, hitos, controles y entregables.

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    Creatividad, Innovación y Agilidad son las palabras de moda que se roban la atención de las empresas y sus líderes el día de hoy. Sin embargo, al final del día, Organización, Disciplina, Perseverancia y Control son muchas veces las palabras con las cuales se debe construir una ejecución.

    La frase de Thomas Edison se puede encontrar con distintos conceptos y porcentajes, pero acordemos que en el fondo quiso decir, “el éxito es 10% inspiración y 90% transpiración”. ¿A qué se refiere con transpiración? Obviamente no es salir a correr una maratón para sudar profusamente, se refiere al trabajo dedicado que se debe tener estableciendo hipótesis, líneas base, iniciativas, cronogramas, hitos, controles y entregables, y lograr así la exitosa ejecución de cualquier emprendimiento y/o proyecto.

    Fuente: PMI Establishing a Portfolio Management Office (PPMO), PMBOK Guide

    Aparece entonces la gestión de proyectos como uno de los temas más importantes para que una empresa logre avanzar en su camino estratégico hacia el éxito. El día a día muchas veces se convierte en el eterno rol del bombero, pero son tareas indispensables para la creación diaria de valor en la empresa.

    Todo CEO y equipo de liderazgo debe preocuparse por esta parte operativa, sin embargo, el arte se encuentra en no dejar que los absorba al 100%. La Gestión de proyectos es el rol que dejará que las iniciativas para el futuro se materialicen y para ello existen diversas metodologías que se deben tener en cuenta considerando el tipo de proyecto a gestionar.

    WATERFALL y AGILE

    Cuando se habla de gestión de proyectos se vienen dos nombres rápidamente a la mente. Estos dos frameworks son muy potentes para la gestión de proyectos y deben ser utilizadas adecuadamente para apalancar su valor.

    Siendo Waterfall la metodología más tradicional, aparece en contra posición el Agile Manifesto, originalmente elaborado por equipos de programación para iterar versiones de avance al ritmo que requerían y ante situaciones inciertas de dónde debían llegar. Al popularizarse luego metodologías ágiles como SCRUM y Extreme Programming (XP), el mundo empresarial estaba listo para adaptarse a este nuevo workflow.

     WATERFALL AGILE 
    CARACTERÍSTICAS Lineal y secuencial.  No alienta cambios una vez que el proceso se haya iniciado. Iterativo, flexible e incorpora los cambios necesarios a lo largo del proceso. 
    REQUERIMIENTOS Funciona mejor cuando el producto / servicio final son conocidos y claramente entendidos. Lista de requerimientos o ideas iniciales, pero estas constantemente crecen y/o cambian ya que no se tiene claro el producto / servicio final requerido. 
    DOCUMENTACIÓN Mucha documentación y entregables.  Los documentos formales se intercambian entre distintos equipos del proyecto y hacia los clientes de este. Menos documentación y documentos más pequeños.  Conversaciones personales en tiempo real y muchos intercambios para lograr el objetivo. 
    CRONOGRAMA Pasos muy bien establecidos, secuenciales y encadenados en un cronograma con hitos y ruta crítica. Etapas cortas de trabajo llamadas SPRINTS donde el equipo avanza las principales tareas que se definen para cada etapa. 
    OBJETIVOS Metas SMART y OKRs para definir logros. Se van estableciendo a medida que avanza el proyecto. 
    ENTREGABLES Entregados al final del proyecto. Entregables más pequeños y frecuentes.  Retroalimentación se incorpora a medida que el equipo avanza (Minimum Viable Products – MVPs) 

    Empleando Distintas Metodologías

    Hoy en día se reconoce que no todos los casos sugieren un mayor beneficio por usar metodología ágil. Por ello el discurso actual invita a Project Managers a adaptar una mezcla de waterfall y agile.

    Es en el uso adecuado de todo este portafolio de conocimiento donde juega un rol importante el PPMO (Project Portfolio Management Office). El PPMO mantiene supervisión, gestión, y control de todos los proyectos que avancen en una organización. Los business case de cada proyecto, control de gastos, gestión de riesgos y otras responsabilidades son claves para lograr adecuadamente los objetivos de todo proyecto asociado a una estrategia de empresa.

    Tenemos entonces muchas metodologías, herramientas, responsabilidades y jugadores para implementar proyectos y todo tiene una característica en común: mucho Trabajo, mucha Organización, mucha Comunicación … mucha Transpiración, la clave de toda buena ejecución.

    Gonzalo Van Oordt
    Ex Socio