Cuando comenzamos este proyecto, el objetivo era claro: facilitar el acceso a información crítica de proyectos, lecciones aprendidas, políticas y metodologías. La información existía, pero pocos sabían dónde encontrarla. La mayoría recurría a WhatsApp para resolver dudas que podían tener respuestas centralizadas. La solución fue ambiciosa: crear un chatbot que integrara todas estas fuentes de datos, transformando la colaboración, la eficiencia y la toma de decisiones. Así nació Billy AI.
Lo interesante de este caso fue cómo logramos integrar y equilibrar tecnología, gestión de proyectos y mejora de procesos, siempre enfocados en generar valor, que es el corazón de todo proyecto exitoso.
“El CEO preguntó: ‘¿Y si hacemos un chatbot para todos los procesos internos?’ Y me ofrecí: ‘Mi equipo lo hace’. Fue una experiencia llena de aprendizaje y resultados tangibles.” – ¿Les parece familiar?
Cómo lo logramos
Con el objetivo claro, dividimos el problema en tres partes clave:
- Qué tecnología usar.
- Quiénes debían participar.
- Cómo hacer la adopción y el cambio sostenible.
Tecnología: La base de la solución
Definir la tecnología adecuada fue el primer paso. Aprovechamos herramientas Low-Code como Flowise, Make, Airtable, Zoho Flow y Zoho Creator, lo que nos permitió conectar múltiples fuentes de información y automatizar procesos complejos. Durante esta fase, identificamos sistemas obsoletos y duplicidades en los datos, lo que nos llevó a una modernización tecnológica. Este enfoque alineó a los usuarios con una única herramienta que centralizó la información y facilitó la adopción.
Personas y procesos: El papel del liderazgo
El éxito no solo depende de la tecnología, sino también de las personas. El líder del proyecto tuvo una visión holística del negocio y los procesos, logrando trabajar con equipos multidisciplinarios para alinear tanto las necesidades operativas como las técnicas. Esto permitió priorizar tareas críticas, como la limpieza de datos y la integración de sistemas, resolviendo retos como la duplicidad de información y sistemas desactualizados.
Impacto en los procesos
Aplicar una nueva tecnología no solo cambia procesos, sino que mejora los aspectos más relevantes. Antes de desarrollar el chatbot, encontramos problemas como bases de datos desactualizadas, información duplicada y sistemas poco integrados. Centralizar y migrar datos clave, junto con la creación de lineamientos claros, no solo resolvió estos problemas, sino que también preparó a la organización para futuros proyectos digitales.
Nota adicional: Cada responsable de proceso tenía métodos diferentes y tecnologías propias para actualizar la información. En un área en particular, la rotación frecuente de responsables generaba duplicidad y variaciones en la forma de administrar los datos. La estandarización fue clave para evitar estos problemas a futuro.
Adopción y escalabilidad
Estamos en pleno proceso de adopción y escalabilidad del chatbot. A medida que los usuarios interactúan con la herramienta, surgen nuevas ideas y funcionalidades que evaluamos constantemente para mejorar la solución. Por ejemplo, estamos integrando el chatbot con aplicaciones internas, aumentando su utilidad y optimizando procesos clave.
Lecciones aprendidas
Este caso nos dejó tres grandes lecciones:
- La tecnología es un habilitador. Su verdadero valor está en alinear procesos, equipos y objetivos empresariales.
- Iteración constante. Implementar soluciones tecnológicas de forma iterativa genera confianza, mejora la adopción y permite evolucionar según las necesidades reales.
- Gestión del cambio. Es crucial para garantizar la sostenibilidad de cualquier solución o transformación, especialmente en el ámbito digital.
¿Cómo podemos ayudarte?
Si enfrentas un desafío similar o estás considerando implementar tecnologías como inteligencia artificial o chatbots en tu organización, contáctanos. Podemos comenzar con una demo y explorar juntos soluciones que generen impacto real en tu negocio.
